WENZEL Messtechnik misst im Kundenauftrag, taktil, optisch und per Computertomographie. Anfragen kommen per E-Mail, Aufträge oft als Tabelle, danach folgen Individualdaten, Betriebsauftrag, Messraum, Protokoll, Nachkalkulation und Rechnung. Genau diesen Weg haben wir nach unserem Gespräch in Odoo nachgebaut, statt Ihnen ein Konzept zu schicken. Was Sie auf dieser Seite sehen, läuft bereits.
Sie haben uns fast eine Stunde lang Ihren Alltag gezeigt, von der Anfrage bis zur Rechnung. Wir haben nichts erfunden, sondern diesen Ablauf abgebildet. Ihr Satz war dabei unser Maßstab.
Zeichnung im Anhang, Angebotsnummer in einer Excel-Liste, offene Zeilen rot markiert.
Jede Anfrage wird ein Eintrag mit Anhang und Status. Die rote Zeile wird zu einer Ansicht, die Ihnen sagt, was offen ist und seit wann.
Meist eine kurze Mail, bei Stammkunden oft gar kein Angebot, manchmal erst im Nachgang.
Kurzangebot als Einseiter direkt aus dem Auftrag, mit Richtpreis und Stundensatz. Wenn Sie kein Angebot brauchen, überspringen Sie den Schritt einfach.
Die vorbereitete Datei enthält die Positionen. Einzelanlage wäre zu langsam.
Datei einlesen, fertig: Positionen und Artikel entstehen in einem Zug. Leere Artikelfelder bekommen ihre Nummer automatisch. Pipe-Trennung, Datenstart in Zeile 5, deutsche Datums- und Kommaformate werden erkannt.
Ihre Bibel: Zeichnungsnummer und Index, Projektbezeichnung, Bemerkung intern und extern, Aufspannung, Ausrichtung, Programmierung, Dokumentationskennzeichen.
Alle Felder liegen an der Position, inklusive Wareneingang, Unterlagen komplett und den acht Dokumentationskennzeichen bis DAkkS und ISO/IEC 17025. Der Betriebsauftrag druckt daraus, samt Kistenetiketten mit Kistennummer 1/3, 2/3, 3/3.
Personalnummer und Auftragsnummer vom gedruckten Betriebsauftrag am Terminal-PC.
Derselbe Ablauf, nur ohne Zweitsystem: Kommen, Gehen, Auftrag und Position an- und abmelden. Die Stunden landen sofort am richtigen Auftrag.
Versand per FTP, E-Mail oder Kundenportal, Lieferantenrechnungen auf den Auftrag, Vergleich mit den angebotenen Stunden, dann Rechnung.
Versandweg mit Datum und Person je Position, Lieferantenrechnung auf den Auftrag gebucht, geplante gegen gebuchte Stunden im selben Bild, Rechnung mit einem Klick daraus.
Kein Bildschirmfoto und keine Folie, sondern Mitschnitte der Software, wie sie heute läuft. Jedes Video steht für sich, zusammen sind es wenige Minuten. Wenn ein Video bei Ihnen nicht startet, sagen Sie uns kurz Bescheid, dann schicken wir Ihnen die Datei direkt.
Die vorbereitete Datei wird ausgewählt, die Vorschau zeigt jede Zeile mit Menge, Zeichnungsnummer und Preis, danach steht der Auftrag mit allen Positionen. Leere Artikelfelder erhalten dabei automatisch eine neue QS-Nummer, Kennzeichen und Bemerkungen wandern an die richtige Position.
Das ist der Schritt, an dem Ihre Auftragsanlage heute schnell ist. Sie bleibt es.
Eine Tafel mit allen Aufträgen im Haus, sortiert nach offen, in Arbeit und fertig, farbig nach Technologie. Ein Klick öffnet die Position mit Individualdaten, Betriebsauftrag und Etiketten.
Die Frage „was liegt bei uns und wie weit ist es“ beantwortet der Bildschirm, nicht ein Rundgang durch den Messraum.
Personalnummer eingeben, dann vier große Schaltflächen: Kommen, Gehen, Auftrag starten, Auftrag beenden. Auftrags- und Positionsnummer stehen auf dem gedruckten Betriebsauftrag, genau wie heute.
Die Kollegen brauchen keine eigene Lizenz und keine Schulung. Der Ablauf am Terminal bleibt der, den sie kennen.
Umsatz je Monat, Kundenrangliste, offene Debitoren, nicht fakturierte Aufträge, Rechnungseingang und offener Auftragsbestand als eigene Ansichten. Aus dem Umsatz eines Kunden lässt sich bis auf die einzelne Rechnung und den einzelnen Auftrag klicken.
Die fünf PDFs, die Sie heute wöchentlich erstellen, öffnet die Leitung künftig selbst.
Damit Sie nicht raten müssen, was hinter den Videos liegt: Das System ist mit einem vollständigen Beispieljahr gefüllt. Die Werte sind erfunden, die Abläufe sind Ihre. Sie können jede Zahl im System anklicken und kommen bis zur einzelnen Position.
| Ansicht | Beispielwert | Betrag |
|---|---|---|
| Beispielauftrag DEMO-260041, aus einer Datei importiert |
5 Positionen, Liefertermine 18.09. bis 25.09. | 4.938,00 € |
| Umsatzstatistik Monatsansicht Januar bis August |
Höchster Monat 76.490,00 €, niedrigster 60.580,00 € | 541.920,00 € |
| Kundenrangliste Konzentration auf einen Blick |
Größter Kunde 124.500,00 €, Anteil 22,97 % | 541.920,00 € |
| Nicht fakturierte Aufträge 12 Positionen, jede mit Grund |
Enthält den Platzhalter 0,01 € mit Grund „offene Klärung“ | 11.797,51 € |
| Offener Auftragsbestand Restmenge und Restwert je Position |
5 offene Positionen mit Liefertermin | 4.938,00 € |
| Rechnungseingang Lieferantenrechnung auf den Auftrag |
840,00 € netto, 159,60 € Steuer, gebucht auf DEMO-260041 Position 003 | 999,60 € |
Der Platzhalter mit 0,01 € ist Absicht. Sie haben beschrieben, dass ein Preis manchmal erst nach der Messung feststeht. Diese Position bleibt sichtbar, bekommt einen Grund und fällt in der Auswertung nicht unter den Tisch, statt still als Null zu verschwinden.
Die Entscheidung für Odoo ist in der Gruppe gefallen, und in Amerika läuft es bereits. Deshalb haben wir Blaubeuren nicht als Einzelfall gebaut, sondern als Muster, das sich wiederholen lässt.
Vier Dinge sind bewusst nicht in dem, was Sie oben sehen. Wir nennen sie lieber jetzt, als sie später in eine Rechnung zu schreiben.
Das ist eine Architekturentscheidung, keine Programmierfrage. Die Personen und ihre Berechtigungen kann Odoo führen. Ob die Türen an ein eigenes Zutrittssystem gehen oder über eine Steuerbox angebunden werden, entscheiden wir erst, wenn wir Ihre Komponenten vor Ort gesehen haben. Vorher versprechen wir dazu nichts.
Kunden, Artikel und offene Aufträge aus dem Altsystem zu übernehmen ist ein eigener Arbeitsblock, dessen Umfang von der Exportqualität abhängt. Wir schätzen ihn getrennt, sobald wir einen echten Export gesehen haben, und nicht auf Verdacht.
Der Rechnungseingang und die Ausgangsrechnungen liegen im System, ein Exportstatus je Beleg ist vorbereitet. Welches Format am Ende gebraucht wird, hängt davon ab, womit Ihre Buchhaltung arbeitet. Das klären wir in einem kurzen Gespräch, danach ist es eine überschaubare Anpassung.
Statt FTP und Mailanhang könnten Ihre Kunden ihre Messprotokolle selbst abholen, mit Zugriff nur auf die eigenen Aufträge. Das ist sinnvoll, aber kein Muss für den Start, deshalb steht es als Option und nicht im Grundpaket.
Am liebsten würden wir Ihnen das System einmal gemeinsam zeigen, auch mit Ihrem Kollegen aus den USA. Ein Termin am Nachmittag lässt sich mit dem Zeitunterschied gut legen. Schreiben Sie uns kurz, welche Woche Ihnen passt.